Fors besparen met contractmanagement

Als ondernemer heb je te maken met een groot aantal verschillende contracten. Zo heb je contracten met klanten, leveranciers en natuurlijk met je personeel. Het is lastig om continu het overzicht te behouden en goed in kaart te brengen wanneer bepaalde contracten aflopen. En juist een goed overzicht kan je helpen aan flinke besparingen. In dit artikel lees je meer over de risico’s wanneer je het contractmanagement niet op orde hebt en hoe je op deze zaken kunt besparen.

Vertrouwelijke informatie

Een juiste en veilige opslag van contracten is van groot belang voor je onderneming. Zeker met de invoering van de nieuwe privacywet kan verkeerde opslag leiden tot enorme boetes en dat zijn zaken waar je natuurlijk liever op bespaart. Bovendien wil je niet dat de vertrouwelijke informatie uit de contracten in verkeerde handen komt. Zorg daarom voor een juist contractmanagement, waar je alle contracten op een veilige plek in de cloud opslaat. Op deze manier kun jij zelf bepalen wie het recht heeft deze documenten in te zien.

Besparen

Wanneer je niet of te weinig overzicht hebt in je contracten is het zeer lastig om goed in kaart te hebben wanneer contracten aflopen. Dit is van belang om bij te houden wanneer je contracten moet opzeggen, verlengen of opnieuw te onderhandelen over eventuele andere voorwaarden. Dit zijn uitstekende momenten voor de ondernemer om te onderhandelen met leveranciers of klanten over nieuwe prijzen. Of het komt voor dat je eigenlijk niet verder wil met een leverancier, maar omdat je te laat ben met opzeggen, voor een nieuwe periode eraan vast zit. Wanneer je dit goed in kaart hebt kun je op ongewenste contracten flink besparen.

Foutieve contracten

Wanneer de processen voor het opzetten van contracten niet goed verloopt is de kans groot dat er fouten het contract insluipen. Zo kan het voorkomen dat onbevoegde personen het contract ondertekenen of dat er verouderde voorwaarden in staan. Wanneer je gebruik maakt van een goede contractmanagement software voorkom je deze problemen en kun je besparen op de nadelige gevolgen. De software zorgt ervoor dat de meeste actuele voorwaarden worden vermeld in contracten.

Tijdsverspilling

Wanneer je contracten niet goed gedocumenteerd zijn kost het zeeën van tijd om de juiste documenten erbij te kunnen halen. Ook het handmatig bijhouden van contractduur is een tijdrovende bezigheid. Het is vele male efficiënter om dit te automatiseren, zodat je tijdig melding krijgt over aflopende contracten. Bovendien kun jij je eigen tijd of dat van je personeel productiever inzetten.

Goede naam

Problemen rondom contracten zijn niet alleen vervelend voor jou en je bedrijf, maar ze zijn ook slecht voor de reputatie van je bedrijf. Wanneer er onduidelijkheid bestaat over afspraken tussen jou en klanten of leveranciers of wanneer afspraken juist vaak veranderen, komt dit de professionele uitstraling van je onderneming niet ten goede.